Die Betriebskostenabrechnung stellt die tatsächlichen Nebenkosten den Vorauszahlungen des Mieters gegenüber. Der Vermieter muss sie spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Versäumt er die Frist, kann er nichts mehr nachfordern.
Welche Frist gilt für die Betriebskostenabrechnung?
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung dem Mieter also bis zum 31. Dezember 2026 zugegangen sein.
Die Folge einer Verspätung ist hart: Der Vermieter kann keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen und muss ausgezahlt werden.
Umgekehrt hat auch der Mieter eine Frist: Einwendungen muss er binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilen, sonst sind sie ausgeschlossen.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Nur die in der Betriebskostenverordnung aufgezählten Positionen und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Dazu zählen Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart und Gemeinschaftsantenne.
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten und Instandhaltungs- oder Reparaturkosten. Genau hier liegt der häufigste Fehler in Abrechnungen, die aus der Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft übernommen werden: Verwaltervergütung und Rücklagenzuführung müssen vorher herausgerechnet werden.
Was muss in der Abrechnung stehen?
Vier Angaben machen sie formell wirksam: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Fehlt eines davon, ist die Abrechnung angreifbar.
Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig verteilt werden. Eine reine Verteilung nach Fläche ist unzulässig und berechtigt den Mieter zu einer Kürzung um 15 Prozent.
Was gilt bei einer vermieteten Eigentumswohnung?
Zwei Abrechnungen laufen parallel: die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft an dich als Eigentümer und deine Betriebskostenabrechnung an den Mieter. Die zweite baut auf der ersten auf, ist aber nicht identisch.
Praktisches Problem ist der Zeitversatz: Die WEG-Abrechnung kommt oft erst im zweiten Halbjahr. Wer die Frist einhalten will, sollte den Verwalter frühzeitig an die Vorlage erinnern - die Zwölf-Monats-Frist gilt auch dann, wenn die Gemeinschaft spät liefert.
